Come inviare un sollecito di pagamento fattura

In questo articolo proveremo a dare delle indicazioni orientative per inviare adeguatamente un sollecito nel caso di mancato pagamento di una fattura.

Cos’è un sollecito di pagamento?

È una comunicazione formale che ricorda al cliente che una fattura è scaduta o prossima alla scadenza, e che il pagamento non è ancora stato effettuato.

Quando inviarlo?

Dipende da quanto vuoi essere proattivo e dal tipo di rapporto con il cliente. Ecco i momenti chiave:

1. Sollecito amichevole prima della scadenza (opzionale)

Circa 3-5 giorni prima della scadenza della fattura.
Utile per clienti che dimenticano facilmente o pagano sempre all’ultimo minuto.

Esempio:

“Gentile [Nome],
la presente per ricordarle che la fattura n.123 del [data] scade il [data].
Rimango a disposizione per qualsiasi chiarimento.”

2. Primo sollecito formale – dopo la scadenza

Da 1 a 7 giorni dopo la scadenza.
Tono gentile ma più fermo.

Esempio:

“Gentile [Nome],
ad oggi risulta ancora insoluta la fattura n.123 del [data], scaduta il [data].
Le chiediamo cortesemente di provvedere al pagamento entro 5 giorni.
Qualora avesse già effettuato il versamento, la preghiamo di ignorare la presente.”

3. Secondo sollecito – più deciso

10-15 giorni dopo la scadenza.
Tono deciso, professionale. Puoi accennare a interessi o azioni successive.

Esempio:

“Gentile [Nome],
nonostante i nostri precedenti solleciti, la fattura n.123 del [data] risulta ancora non saldata.
Le ricordiamo che, come da accordi, potrebbero essere applicati interessi di mora.
La invitiamo a regolarizzare la posizione entro 5 giorni, evitando ulteriori conseguenze.”

4. Diffida (pre-legale) o affidamento a studio legale

20+ giorni dopo la scadenza.
Solo in casi gravi, dopo tentativi amichevoli. Può partire come raccomandata PEC o cartacea.

✍️ Come inviarlo?

• Email professionale: per la maggior parte dei clienti è sufficiente.
• PEC: consigliata per avere valore legale (soprattutto in fase pre-legale).
• WhatsApp o telefono: se il rapporto è informale, ma sempre accompagnato da qualcosa di scritto.

✅ Consigli utili

• Usa un modello fisso personalizzabile per risparmiare tempo.
• Inserisci sempre numero e data fattura, importo e IBAN per il pagamento.
• Se lavori spesso con lo stesso cliente, valuta di inserire nel contratto penali o interessi per ritardi.
• Tieni traccia di ogni invio (email, PEC, ecc.).

Modello Word di sollecito pagamento (download)

Modello_Sollecito_Pagamento

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